Le budget est lu par un comptable avant d'être lu par un stratège.

Deux lecteurs à des années d'intervalle

Le premier est l'évaluateur, qui évalue si le budget est plausible et rentable par rapport aux activités proposées. La seconde arrive après l'attribution : un contrôleur vérifie si chaque coût était éligible, justifié et dans les délais.

Les candidatures sont généralement rédigées pour le premier lecteur. Les problèmes sont presque toujours créés pour le second.

Le décalage pour lequel personne ne prévoit de budget

Le financement public est généralement remboursé après le coût, contre une réclamation, parfois des mois plus tard. Un projet entièrement financé sur papier peut encore manquer de liquidités au cours du cinquième mois, et les besoins en liquidités concernent votre bilan plutôt que la subvention.

Cinq couches

• Budget basé sur les activités. Chaque ligne de coût est traçable à un lot de travaux, afin que le panel puisse voir à quoi sert l'argent.
• Catégories de coûts du programme. Personnel, sous-traitance, équipement, déplacements, frais généraux, chacun dans la structure et la base unitaire définies par l'appel.
• Plan de cofinancement. La source, le timing et les preuves qui le prouveront, puisqu'une promesse de cofinancement n'est pas un cofinancement.
• Flux de trésorerie sur la période. Courbe de dépenses, dates de réclamation, dates de remboursement et marge requise au pire mois.
• Carte de piste d'audit. Pour chaque catégorie, quel document prouve le coût, qui le signe et où il est conservé.

Les règles de coûts décident plus que l'arithmétique

Tarifs unitaires versus coûts réels, frais généraux forfaitaires, fenêtres d'éligibilité, seuils de passation des marchés, règles sur les coûts engagés avant la signature. Ceux-ci déterminent la forme du budget avant qu’un seul chiffre ne soit saisi, et un modèle qui les ignore produit un chiffre qui ne peut être revendiqué.

Les erreurs familières

• Construire le budget pour atteindre le plafond des subventions, puis inventer des activités pour le justifier.
• Frais généraux alloués par une méthode que personne ne peut expliquer à un contrôleur.
• Cofinancement promis à partir de revenus qui n’ont pas encore été gagnés et qui ne peuvent être prouvés lors de la demande.
• Aucune marge pour le décalage de remboursement, le projet est donc à la fois financé et illiquide.
• Taux unitaires tirés de mémoire plutôt que des tableaux publiés.
• Coûts classés dans une catégorie par commodité, puis défendus lors de l'audit.
• Partenaires comptant le même coût, ou le même mois de personnel, dans deux budgets.

Chacun constitue un risque de notation lors de l'application et un résultat d'audit ultérieur. Le second est pire que le premier.

Ce que le panel teste réellement

Si le coût par unité de production est défendable par rapport à des projets comparables et si l'équipe comprend les mécanismes de financement. Un budget qui montre le décalage est compris comme étant vécu.

Le budget fixé

• Modèle budgétaire dans la structure des coûts du programme, lié aux lots de travaux et aux efforts.
• Récit de justification des coûts : ce que chaque catégorie achète, sur quelle base, à quel tarif.
• Plan de cofinancement avec source, calendrier et preuves jointes à chaque contribution.
• Vue des flux de trésorerie et de la marge sur toute la période du projet, montrant le pire mois.
• Feuille d'allocation des partenaires, donc aucun coût n'est compté deux fois et chaque partage est traçable.
• Carte de piste d'audit, rédigée pour le contrôleur qui arrive après que tout le monde soit parti.

Ce que nous attendons de vous

Les règles de coût de l'appel dans leur intégralité, les données actuelles sur la paie et les tarifs, les devis des fournisseurs auxquels l'approvisionnement s'applique et les positions de cofinancement que vous pouvez réellement prouver.

Règles, puis modéliser, puis tester

Lisez les règles de coûts et les catégories éligibles avant de modéliser quoi que ce soit.

Construisez le budget à partir du programme de travail plutôt que l’inverse, de sorte que chaque ligne ait une activité derrière elle.

Puis un audit de répétition : on pose les questions qu'un contrôleur se poserait, ligne par ligne, et on change ce qui ne survit pas.

Qui fait quoi

Votre équipe financière est propriétaire des documents comptables, du traitement légal et des réclamations réelles. Nous possédons le modèle, sa structure et sa défendabilité. Les avis de conformité fiscale et de subvention sont confiés à vos conseillers.

Là où le travail s'arrête

Il ne s’agit pas d’une opinion d’audit et ne garantit pas l’éligibilité d’un coût, qui est décidée par le bailleur de fonds.

Il ne produit pas les preuves comptables, mais seulement la carte de ce que doivent être ces preuves.

Il ne remplace pas la demande elle-même : subvention business plan .

Et il ne gère pas le cycle de reporting post-attribution, qui est une obligation récurrente plutôt qu'un document.

Travaux liés

Où les mêmes chiffres doivent convaincre un investisseur plutôt qu'un bailleur de fonds : modèle financier de startup .

Vers quoi ce travail mène

Un document répond à un lecteur, mais la question qui le sous-tend reste rarement dans une seule direction.

• Stratégie de projet et d'investissement

Le niveau supérieur

Les documents résolvent un fichier défini. Là où la décision elle-même est ouverte, le travail progresse d'un niveau, dans une direction, et finalement dans stratégie de croissance .