تتم قراءة الميزانية بواسطة محاسب قبل أن يقرأها خبير استراتيجي .

قارئان تفصل بينهما سنوات

الأول هو المقيم، الذي يسجل ما إذا كانت الميزانية معقولة وفعالة من حيث التكلفة مقابل الأنشطة المقترحة. والثاني يأتي بعد منح الجائزة: مراقب يتحقق مما إذا كانت كل تكلفة مؤهلة ومثبتة وداخل الفترة.

عادة ما تتم كتابة الطلبات للقارئ الأول. يتم دائمًا إنشاء المشكلات للثانية.

التأخر الذي لا أحد يخصص له الميزانيات

وعادة ما يتم تسديد التمويل العام بعد التكلفة، مقابل المطالبة، وأحيانا بعد أشهر. يمكن للمشروع الذي يتم تمويله بالكامل على الورق أن ينفد من النقد في الشهر الخامس، والمتطلب النقدي هو حقيقة تتعلق بميزانيتك العمومية وليس بالمنحة.

خمس طبقات

• الميزانية على أساس النشاط. كل خط تكلفة يمكن إرجاعه إلى حزمة العمل، بحيث يمكن للجنة رؤية ما تفعله الأموال.
• فئات تكلفة البرنامج. الموظفون، والتعاقد من الباطن، والمعدات، والسفر، والنفقات العامة، كل منها في الهيكل وأساس الوحدة الذي تحدده المكالمة.
• خطة التمويل المشترك. المصدر والتوقيت والدليل الذي يثبت ذلك، فالوعد بالتمويل المشترك ليس تمويلاً مشتركاً.
• التدفق النقدي خلال الفترة. منحنى الإنفاق وتواريخ المطالبات وتواريخ السداد والمساحة المطلوبة في أسوأ شهر.
• خريطة مسار التدقيق. لكل فئة ما هي الوثيقة التي تثبت التكلفة ومن يوقعها وأين يتم حفظها.

قواعد التكلفة تقرر أكثر من العمليات الحسابية

معدلات الوحدات مقابل التكاليف الفعلية، والنفقات العامة ذات المعدل الثابت، ونوافذ الأهلية، وعتبات الشراء، وقواعد التكاليف المتكبدة قبل التوقيع. وهي تحدد شكل الميزانية قبل إدخال رقم واحد، والنموذج الذي يتجاهلها ينتج رقمًا لا يمكن المطالبة به.

الأخطاء المألوفة

• بناء الميزانية للوصول إلى سقف المنحة، ثم ابتكار الأنشطة التي تبرر ذلك.
• يتم تخصيص النفقات العامة بطريقة لا يمكن لأحد أن يشرحها لوحدة التحكم.
• التمويل المشترك الموعود به من الإيرادات التي لم يتم اكتسابها بعد ولا يمكن إثباتها عند المطالبة.
• لا يوجد مجال لتأخر السداد، وبالتالي فإن المشروع ممول وغير سائل في آن واحد.
• معدلات الوحدات مأخوذة من الذاكرة بدلاً من الجداول المنشورة.
• يتم تصنيف التكاليف في فئة من أجل الملاءمة، ثم يتم الدفاع عنها أثناء التدقيق.
• يقوم الشركاء بحساب نفس التكلفة، أو نفس شهر الموظفين، في ميزانيتين.

كل منها يمثل خطر تسجيل عند التطبيق ونتائج التدقيق لاحقًا. والثاني أسوأ من الأول.

ما تختبره اللجنة فعليًا

ما إذا كان يمكن الدفاع عن التكلفة لكل وحدة من المخرجات ضد المشاريع المماثلة، وما إذا كان الفريق يفهم آليات التمويل. تُقرأ الميزانية التي توضح التأخر على أنها من ذوي الخبرة.

ضبطت الميزانية

• نموذج الميزانية في هيكل تكلفة البرنامج، مرتبط بحزم العمل والجهد.
• سرد تبرير التكلفة: ما تشتريه كل فئة، وعلى أي أساس، وبأي سعر.
• خطة التمويل المشترك مع المصدر والتوقيت والأدلة المرفقة بكل مساهمة.
• عرض التدفق النقدي والإرتفاع خلال فترة المشروع، مع إظهار الشهر الأسوأ.
• ورقة تخصيص الشركاء، لذلك لا يتم احتساب أي تكلفة مرتين ويمكن تتبع كل مشاركة.
• خريطة مسار التدقيق، مكتوبة لوحدة التحكم التي تصل بعد انتقال الجميع.

ما نحتاجه منك

قواعد تكلفة المكالمة بالكامل، وكشوف المرتبات الحالية وبيانات الأسعار، وعروض أسعار الموردين حيث يتم تطبيق الشراء، ومواقف التمويل المشترك التي يمكنك إثباتها فعليًا.

القواعد، ثم النموذج، ثم الاختبار

اقرأ قواعد التكلفة والفئات المؤهلة قبل تصميم أي شيء.

قم ببناء الميزانية من برنامج العمل وليس العكس، فكل سطر وراءه نشاط.

ثم إجراء تدقيق تجريبي: نطرح الأسئلة التي قد يطرحها المراقب، سطرًا تلو الآخر، ونغير ما لا يدوم.

من يفعل ماذا

يمتلك فريقك المالي السجلات المحاسبية والمعاملة القانونية والمطالبات الفعلية. نحن نملك النموذج وبنيته وإمكانية الدفاع عنه. آراء الضرائب والامتثال للمنح تجلس مع مستشاريك.

حيث يتوقف العمل

وهو ليس رأي تدقيق ولا يضمن أهلية التكلفة التي يقررها الممول.

فهو لا ينتج الأدلة المحاسبية، بل فقط خريطة لما يجب أن يكون عليه هذا الدليل.

ولا يحل محل التطبيق نفسه: منح خطة العمل .

ولا يقوم بتشغيل دورة إعداد التقارير بعد منح الجائزة، وهو التزام متكرر وليس مستندًا.

أعمال ذات صلة

حيث يجب أن تقنع نفس الأرقام المستثمر بدلاً من الممول: النموذج المالي لبدء التشغيل .

إلى أين يقود هذا العمل

وثيقة واحدة تجيب على قارئ واحد، ولكن السؤال الذي يكمن وراءها نادرا ما يبقى في اتجاه واحد.

• استراتيجية المشروع والاستثمار

المستوى الأعلى

المستندات تحل ملفًا محددًا. عندما يكون القرار نفسه مفتوحًا، يتحرك العمل إلى مستوى أعلى، إلى اتجاه، وفي النهاية إلى استراتيجية النمو .