O orçamento é lido por um contador antes de ser lido por um estrategista .

Dois leitores, com anos de diferença

O primeiro é o avaliador, que avalia se o orçamento é plausível e rentável face às actividades propostas. A segunda chega após a premiação: um controlador verificando se cada custo era elegível, comprovado e dentro do prazo.

Os aplicativos geralmente são escritos para o primeiro leitor. Os problemas quase sempre são criados para o segundo.

O atraso que ninguém planeja

O financiamento público é normalmente reembolsado após o custo, mediante reclamação, por vezes meses mais tarde. Um projecto que é totalmente financiado em papel pode ainda ficar sem dinheiro no quinto mês, e a necessidade de dinheiro é um facto sobre o seu balanço e não sobre a subvenção.

Cinco camadas

• Orçamento baseado em atividades. Cada linha de custo rastreável até um pacote de trabalho, para que o painel possa ver o que o dinheiro faz.
• Categorias de custos do programa. Pessoal, subcontratação, equipamentos, viagens, despesas gerais, cada um na estrutura e unidade definida pela chamada.
• Plano de cofinanciamento. A fonte, o momento e as provas que o provarão, uma vez que uma promessa de co-financiamento não é co-financiamento.
• Fluxo de caixa ao longo do período. Curva de gastos, datas de reivindicação, datas de reembolso e margem necessária no pior mês.
• Mapa da trilha de auditoria. Para cada categoria, qual documento comprova o custo, quem o assina e onde é guardado.

As regras de custo decidem mais do que a aritmética

Taxas unitárias versus custos reais, despesas gerais fixas, janelas de elegibilidade, limites de aquisição, regras sobre custos incorridos antes da assinatura. Estes determinam a forma do orçamento antes de um único número ser introduzido, e um modelo que os ignora produz um valor que não pode ser reivindicado.

Os erros familiares

• Construir o orçamento para atingir o limite máximo da subvenção e depois inventar atividades para justificá-lo.
• Custos indiretos alocados por um método que ninguém pode explicar a um controlador.
• Cofinanciamento prometido a partir de receitas que ainda não foram obtidas e não podem ser comprovadas no momento da reclamação.
• Não há espaço para o atraso no reembolso, portanto o projeto é financiado e ilíquido ao mesmo tempo.
• Taxas unitárias retiradas da memória em vez das tabelas publicadas.
• Custos classificados em uma categoria por conveniência e depois defendidos durante a auditoria.
• Parceiros contabilizando o mesmo custo, ou o mesmo mês de pessoal, em dois orçamentos.

Cada um representa um risco de pontuação na aplicação e uma conclusão de auditoria posterior. O segundo é pior que o primeiro.

O que o painel realmente testa

Se o custo por unidade de produção é defensável em relação a projetos comparáveis ​​e se a equipa compreende os mecanismos de financiamento. Um orçamento que mostra o atraso é entendido como experiente.

O orçamento definido

• Modelo orçamental na estrutura de custos do programa, ligado a pacotes de trabalho e esforço.
• Narrativa de justificação de custos: o que cada categoria compra, com que base, a que taxa.
• Plano de co-financiamento com origem, calendário e provas anexadas a cada contribuição.
• Visualização do fluxo de caixa e do headroom ao longo do período do projeto, mostrando o pior mês.
• Folha de alocação de parceiros, para que nenhum custo seja contabilizado duas vezes e cada ação seja rastreável.
• Mapa da trilha de auditoria, escrito para o controlador que chega depois que todos seguiram em frente.

O que precisamos de você

As regras de custo da chamada na íntegra, dados atuais de folha de pagamento e taxas, cotações de fornecedores onde a aquisição se aplica e as posições de cofinanciamento que você pode realmente comprovar.

Regras, depois modelar e depois testar

Leia as regras de custo e as categorias elegíveis antes de modelar qualquer coisa.

Construa o orçamento a partir do programa de trabalho e não o inverso, para que cada rubrica tenha uma actividade subjacente.

Depois, uma auditoria de ensaio: fazemos as perguntas que um controlador faria, linha por linha, e mudamos o que não sobrevive.

Quem faz o quê

Sua equipe financeira é proprietária dos registros contábeis, do tratamento legal e das reivindicações reais. Somos donos do modelo, da sua estrutura e da sua defensabilidade. As opiniões sobre conformidade tributária e de subsídios ficam com seus consultores.

Onde o trabalho para

Não é um parecer de auditoria e não garante a elegibilidade de um custo, que é decidido pelo financiador.

Não produz a evidência contábil, apenas o mapa do que deve ser essa evidência.

Não substitui a aplicação em si: plano de negócios de concessão .

E não executa o ciclo de relatórios pós-adjudicação, que é uma obrigação recorrente e não um documento.

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