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El presupuesto lo lee un contador antes de que lo lea un estratega .

El dinero público se gasta según reglas: categorías elegibles, cofinanciación, calendario, adquisiciones y evidencia que se puede verificar dos o tres años después de que finalice el proyecto. Un modelo construido para inversores fracasa aquí por razones que no tienen nada que ver con el negocio.

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La situación

Dos lectores, con años de diferencia

El primero es el evaluador, que califica si el presupuesto es plausible y rentable en comparación con las actividades propuestas. El segundo llega tras la adjudicación: un interventor que comprueba si cada coste era subvencionable, justificado y dentro del plazo.

Las solicitudes suelen estar escritas para el primer lector. Los problemas casi siempre se crean en el segundo.

El retraso que nadie presupuesta

La financiación pública suele reembolsarse después del coste, previa reclamación, a veces meses después. Un proyecto que está totalmente financiado en papel aún puede quedarse sin efectivo en el quinto mes, y el requisito de efectivo es un hecho relacionado con su balance general y no con la subvención.

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Qué debe contener el modelo

Cinco capas

  • Presupuesto basado en actividades. Cada línea de costo rastreable a un paquete de trabajo, para que el panel pueda ver para qué sirve el dinero.
  • Categorías de costos del programa. Personal, subcontratación, equipos, viajes, gastos generales, cada uno en la estructura y unidad que define la convocatoria.
  • Plan de cofinanciación. La fuente, el momento y la evidencia que lo demostrará, ya que una promesa de cofinanciamiento no es cofinanciamiento.
  • Flujo de caja a lo largo del período. Curva de gasto, fechas de reclamaciones, fechas de reembolso y margen de maniobra necesario en el peor mes.
  • Mapa de seguimiento de auditoría. Para cada categoría, qué documento acredita el costo, quién lo firma y dónde se guarda.

Las reglas de costos deciden más que la aritmética

Tarifas unitarias versus costos reales, gastos generales a tanto alzado, ventanas de elegibilidad, umbrales de adquisiciones, reglas sobre los costos incurridos antes de la firma. Estos determinan la forma del presupuesto antes de que se ingrese un solo número, y un modelo que los ignora produce una cifra que no se puede reclamar.

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Donde fallan los presupuestos de financiación

Los errores familiares

  • Elaborar el presupuesto para alcanzar el límite máximo de subvenciones y luego inventar actividades para justificarlo.
  • Gastos generales asignados mediante un método que nadie puede explicarle a un controlador.
  • Cofinanciamiento prometido a partir de ingresos que aún no se han obtenido y no pueden demostrarse en el momento de la reclamación.
  • No hay margen para el retraso en el reembolso, por lo que el proyecto está financiado y no es líquido al mismo tiempo.
  • Tarifas unitarias tomadas de la memoria en lugar de las tablas publicadas.
  • Costos colocados en una categoría por conveniencia y luego defendidos durante la auditoría.
  • Socios contando el mismo coste, o el mismo mes de personal, en dos presupuestos.

Cada uno de ellos supone un riesgo de puntuación en el momento de la solicitud y un resultado de auditoría posterior. El segundo es peor que el primero.

Lo que realmente prueba el panel

Si el costo por unidad de producción es defendible frente a proyectos comparables y si el equipo comprende los mecanismos de financiación. Un presupuesto que muestra el retraso se entiende como experimentado.

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Qué producimos

El presupuesto establecido

  • Modelo presupuestario en la estructura de costes del programa, vinculado a paquetes de trabajo y esfuerzo.
  • Narrativa de justificación de costos: qué compra cada categoría, sobre qué base, a qué precio.
  • Plan de cofinanciamiento con fuente, oportunidad y evidencia adjunta a cada aporte.
  • Vista del flujo de caja y del margen de maniobra durante todo el período del proyecto, mostrando el peor mes.
  • Hoja de asignación de socios, de modo que ningún costo se cuente dos veces y cada acción sea rastreable.
  • Mapa de seguimiento de auditoría, escrito para el controlador que llega después de que todos se hayan ido.

Qué necesitamos de usted

Las reglas de costos de la convocatoria en su totalidad, datos de nómina y tarifas actuales, cotizaciones de proveedores donde se aplica la adquisición y las posiciones de cofinanciamiento que realmente puede evidenciar.

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Cómo se desarrolla el trabajo

Reglas, luego modelo, luego prueba

Lea las reglas de costos y las categorías elegibles antes de modelar cualquier cosa.

Construya el presupuesto a partir del programa de trabajo y no al revés, de modo que cada línea tenga una actividad detrás.

Luego una auditoría de ensayo: hacemos las preguntas que haría un controlador, línea por línea, y cambiamos lo que no sobrevive.

Quién hace qué

Su equipo financiero es propietario de los registros contables, el tratamiento legal y las reclamaciones reales. Somos dueños del modelo, su estructura y su defendibilidad. Las opiniones sobre cumplimiento de impuestos y subvenciones están en manos de sus asesores.

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Lo que este modelo no resuelve

donde se detiene el trabajo

No es una opinión de auditoría y no garantiza la elegibilidad de un costo, que lo decide el financiador.

No produce la evidencia contable, sólo el mapa de lo que debe ser esa evidencia.

No reemplaza la solicitud en sí: subvención plan de negocios .

Y no ejecuta el ciclo de presentación de informes posteriores a la adjudicación, que es una obligación recurrente más que un documento.

Trabajos relacionados

Donde los mismos números tienen que convencer a un inversor en lugar de a un financiador: modelo financiero de startup .

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También relevante

A dónde lleva este trabajo

Un documento responde a un lector, pero la pregunta detrás de él rara vez permanece en una sola dirección.

El nivel superior

Los documentos resuelven un archivo definido. Cuando la decisión en sí está abierta, el trabajo sube de nivel, toma una dirección y, finalmente, llega a estrategia de crecimiento .

¿Hay una convocatoria abierta? Lea los criterios primero.

Trae el documento de convocatoria y la fecha límite en la que estás trabajando.

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