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Das Budget wird von einem Buchhalter gelesen, bevor es von einem Strategen gelesen wird.

Öffentliche Gelder werden nach Regeln ausgegeben: förderfähige Kategorien, Kofinanzierung, Zeitplan, Beschaffung und Nachweise, die zwei oder drei Jahre nach Projektende überprüft werden können. Ein für Investoren gebautes Modell scheitert hier aus Gründen, die nichts mit dem Geschäft zu tun haben.

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Die Ausgangslage

Zwei Leser im Abstand von Jahren

Der erste ist der Gutachter, der bewertet, ob das Budget im Vergleich zu den vorgeschlagenen Aktivitäten plausibel und kosteneffizient ist. Der zweite Schritt folgt nach der Vergabe: Ein Prüfer prüft, ob die einzelnen Kosten förderfähig, nachweislich und innerhalb der Frist waren.

Bewerbungen werden in der Regel für den Erstleser geschrieben. Probleme entstehen fast immer für die Sekunde.

Die Verzögerung, die niemand einkalkuliert

Öffentliche Mittel werden in der Regel erst nach Abschluss der Kosten gegen eine entsprechende Forderung, manchmal Monate später, zurückerstattet. Einem Projekt, das auf dem Papier vollständig finanziert ist, kann im fünften Monat immer noch kein Bargeld mehr zur Verfügung stehen, und der Bargeldbedarf hängt eher von Ihrer Bilanz als von der Förderung ab.

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Was das Modell enthalten muss

Fünf Schichten

  • Aktivitätsbasiertes Budget. Jede Kostenzeile lässt sich auf ein Arbeitspaket zurückführen, sodass das Gremium sehen kann, was das Geld bewirkt.
  • Programmkostenkategorien. Personal, Unterauftragsvergabe, Ausrüstung, Reisen, Gemeinkosten, jeweils in der Struktur und Einheitenbasis, die der Aufruf definiert.
  • Kofinanzierungsplan. Die Quelle, der Zeitpunkt und die Beweise, die dies beweisen, denn ein Versprechen auf Kofinanzierung ist keine Kofinanzierung.
  • Cashflow im gesamten Zeitraum. Ausgabenkurve, Antragsdaten, Erstattungsdaten und der erforderliche Spielraum im schlechtesten Monat.
  • Audit-Trail-Karte. Welches Dokument belegt für jede Kategorie die Kosten, wer unterschreibt es und wo wird es aufbewahrt?

Kostenregeln entscheiden mehr als Arithmetik

Einheitssätze im Vergleich zu tatsächlichen Kosten, Pauschalgemeinkosten, Förderfähigkeitsfenster, Beschaffungsschwellenwerte, Regeln für anfallende Kosten vor der Unterzeichnung. Diese bestimmen die Form des Budgets, bevor eine einzelne Zahl eingegeben wird, und ein Modell, das sie ignoriert, erzeugt eine Zahl, die nicht beansprucht werden kann.

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Wo Finanzierungsbudgets scheitern

Die bekannten Fehler

  • Erstellen Sie das Budget, um die Förderobergrenze zu erreichen, und erfinden Sie dann Aktivitäten, um dies zu rechtfertigen.
  • Gemeinkosten, die durch eine Methode zugewiesen werden, kann einem Controller niemand erklären.
  • Zugesagte Mitfinanzierung aus noch nicht erwirtschafteten Einnahmen, die bei der Geltendmachung nicht nachgewiesen werden können.
  • Kein Spielraum für Verzögerungen bei der Erstattung, daher ist das Projekt gleichzeitig finanziert und illiquide.
  • Einheitspreise aus dem Gedächtnis statt aus den veröffentlichten Tabellen.
  • Der Einfachheit halber werden die Kosten in eine Kategorie eingeordnet und dann während der Prüfung verteidigt.
  • Partner, die in zwei Budgets die gleichen Kosten oder den gleichen Personalmonat zählen.

Jedes stellt ein Bewertungsrisiko bei der Anwendung und eine spätere Prüfungsfeststellung dar. Der zweite ist schlimmer als der erste.

Was das Gremium tatsächlich testet

Ob die Kosten pro Produktionseinheit im Vergleich zu vergleichbaren Projekten vertretbar sind und ob das Team die Finanzierungsmechanismen versteht. Ein Budget, das die Verzögerung zeigt, wird als erfahren verstanden.

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Was wir liefern

Das Budget festgelegt

  • Budgetmodell in der Kostenstruktur des Programms, verknüpft mit Arbeitspaketen und Aufwand.
  • Erzählung zur Kostenbegründung: Was kauft jede Kategorie, auf welcher Basis und zu welchem ​​Preis?
  • Kofinanzierungsplan mit Quelle, Zeitpunkt und den jedem Beitrag beigefügten Nachweisen.
  • Cashflow- und Headroom-Ansicht über den Projektzeitraum hinweg, mit Darstellung des schlechtesten Monats.
  • Partnerzuteilungsbogen, dadurch werden keine Kosten doppelt gezählt und jede Aktie ist nachvollziehbar.
  • Audit-Trail-Karte, geschrieben für den Controller, der eintrifft, nachdem alle weitergezogen sind.

Was wir von Ihnen brauchen

Die vollständigen Kostenregeln des Anrufs, aktuelle Lohn- und Tarifdaten, Lieferantenangebote, bei denen die Beschaffung gilt, und die Kofinanzierungspositionen, die Sie tatsächlich nachweisen können.

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Ablauf der Zusammenarbeit

Regeln, dann modellieren, dann testen

Lesen Sie die Kostenregeln und die förderfähigen Kategorien, bevor Sie etwas modellieren.

Erstellen Sie das Budget auf der Grundlage des Arbeitsprogramms und nicht umgekehrt, sodass hinter jeder Zeile eine Aktivität steht.

Dann ein Probeaudit: Wir stellen Zeile für Zeile die Fragen, die ein Controller stellen würde, und ändern, was nicht überlebt.

Wer was tut

Ihr Finanzteam ist Eigentümer der Buchhaltungsunterlagen, der gesetzlichen Behandlung und der tatsächlichen Ansprüche. Wir besitzen das Modell, seine Struktur und seine Vertretbarkeit. Die Stellungnahmen zu Steuer- und Fördermitteleinhaltung liegen bei Ihren Beratern.

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Was dieses Modell nicht löst

Wo die Arbeit aufhört

Es handelt sich hierbei nicht um ein Prüfungsurteil und es ist keine Garantie für die Förderfähigkeit der Kosten, über die der Geldgeber entscheidet.

Es werden keine buchhalterischen Beweise erstellt, sondern nur die Karte dessen, was diese Beweise sein müssen.

Es ersetzt nicht den Antrag selbst: Zuschuss-Businessplan .

Und es wird nicht der Berichterstattungszyklus nach der Vergabe durchlaufen, der eher eine wiederkehrende Verpflichtung als ein Dokument darstellt.

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