Бюджет читается бухгалтером, а затем стратегом.

Два читателя с разницей в годы

Первый – это оценщик, оценивающий, является ли бюджет правдоподобным и экономически эффективным по сравнению с предложенными мероприятиями. Второй приходит после выдачи вознаграждения: контролер проверяет, была ли каждая из затрат приемлемой, подтвержденной и в пределах периода.

Приложения обычно пишутся для первого читателя. Проблемы почти всегда создаются для вторых.

Отставание, на которое никто не рассчитывает

Государственное финансирование обычно возмещается после того, как были произведены затраты, по требованию, иногда через несколько месяцев. Проект, который полностью профинансирован на бумаге, все равно может исчерпать деньги в пятом месяце, и потребность в наличных деньгах — это факт вашего баланса, а не гранта.

Пять слоев

• Бюджет на основе деятельности. Каждая строка затрат прослеживается до пакета работ, поэтому комиссия может видеть, на что влияют деньги.
• Категории стоимости программы. Персонал, субподряд, оборудование, командировки, накладные расходы — все в структуре и единицах, определяемых вызовом.
• План совместного финансирования. Источник, сроки и доказательства, подтверждающие это, поскольку обещание совместного финансирования не является софинансированием.
• Денежный поток за период. Кривая расходов, даты претензий, даты возмещения и запас, необходимый в худший месяц.
• Карта аудиторского следа. По каждой категории какой документ подтверждает стоимость, кто его подписывает и где он хранится.

Правила затрат решают больше, чем просто арифметика

Расценки за единицу в сравнении с фактическими затратами, фиксированные накладные расходы, окна приемлемости, пороговые значения закупок, правила в отношении затрат, понесенных до подписания. Они определяют форму бюджета до того, как будет введено одно число, а модель, которая их игнорирует, дает цифру, которую невозможно заявить.

Знакомые ошибки

• Формируем бюджет так, чтобы он достиг потолка грантов, а затем придумываем мероприятия для его оправдания.
• Накладные расходы распределяются методом, который никто не может объяснить контролеру.
• Софинансирование обещано за счет доходов, которые еще не получены и не могут быть подтверждены в заявлении.
• Запаса на отсрочку возмещения нет, поэтому проект одновременно профинансирован и неликвиден.
• Расценки за единицу взяты из памяти, а не из опубликованных таблиц.
• Затраты для удобства помещены в категорию, затем защищены при проверке.
• Партнеры рассчитывают одни и те же затраты или один и тот же человеко-месяц в двух бюджетах.

Каждый из них представляет собой оценку риска при применении и результат аудита позднее. Второе хуже первого.

Что на самом деле тестирует комиссия

Оправдана ли стоимость единицы продукции по сравнению с сопоставимыми проектами и понимает ли команда механизм финансирования. Бюджет, показывающий отставание, воспринимается как опытный.

Бюджетный набор

• Бюджетная модель в структуре затрат программы, привязанная к пакетам работ и усилиям.
• Повествование об обосновании затрат: что покупает каждая категория, на каком основании и по какой ставке.
• План совместного финансирования с указанием источника, сроков и доказательств, прилагаемых к каждому взносу.
• Обзор денежного потока и запаса за период проекта, показывающий худший месяц.
• Лист распределения партнеров, поэтому затраты не учитываются дважды и можно отслеживать каждую долю.
• Карта контрольного журнала, написанная для контролера, который прибывает после того, как все ушли.

Что нам нужно от вас

Полные правила расчета стоимости звонка, текущие данные о заработной плате и ставках, предложения поставщиков, в которых применяются закупки, а также позиции софинансирования, которые вы можете фактически подтвердить.

Правила, затем модель, затем тестирование

Прежде чем что-либо моделировать, прочтите правила расчета стоимости и подходящие категории.

Формируйте бюджет на основе рабочей программы, а не наоборот, чтобы за каждой строкой стояло какое-то мероприятие.

Затем репетиция аудита: мы задаем вопросы, которые задавал бы контролер, строчка за строчкой, и меняем то, что не выживает.

Кто что делает

Ваша финансовая команда владеет бухгалтерскими записями, установленным законом режимом и фактическими претензиями. Мы владеем моделью, ее структурой и защищенностью. Заключения по вопросам налогообложения и соблюдения грантов обсуждаются с вашими консультантами.

Где работа останавливается

Это не аудиторское заключение и не гарантирует приемлемость затрат, решение о которых принимает спонсор.

Он не предоставляет бухгалтерские доказательства, а только карту того, какими должны быть эти доказательства.

Оно не заменяет само приложение: Grant Business Plan.

И он не управляет циклом отчетности после присуждения контракта, который является периодическим обязательством, а не документом.

Связанная работа

Где одни и те же цифры должны убедить инвестора, а не спонсора: Financial Model стартапа.